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规章制度
江西省青少年发展基金会档案管理办法
时间:2012-12-21 来源:江西省青少年发展基金会 访问量:1408
 

    为规范本会档案管理工作,特制定本办法。
    第一条、建档范围
    1、基金会设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料以及证书等;
    2、基金会董事会、监事会形成的文件材料;
    3、财务、会计及其管理方面的文件材料;
    4、劳动工资、人事等事务管理方面的文件材料;
    5、基金会现有资产增值管理方面的文件材料;
    6、贫困学生及其受资助情况等方面资料;
    7、希望小学建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料;
    8、中国青基会、团省委、各地市、大专院校等方面交流下发的文件材料;
    9、党、工、团活动组织方面的文件材料;
    10、本会各项活动及与本会业务有关的图片、音响、视频资料;
    11、有关决议、决定、制度等规定性文件,各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结和受表彰材料(含由原版、翻版底片、照片、文字说明等);
    12、其他具有利用和保存价值的文件材料。
    第二条、档案管理机制
    1、根据《档案法》精神,各部门形成的档案材料原则上由本部门负责立卷和归档,并定期向基金会档案室移交保管。
    2、基金会档案工作实行集中与分散管理相结合的机制。正在使用的各类档案材料由相关部门管理,两年及两年以上的各类档案材料全部移交我会档案室管理。
    3、基金会应有场地和必要的设施和保护设备保管档案,确保档案的安全。
    第三条、档案的归档、立卷
    1、分类。依据档案来源、时间、题目、内容等顺序分类管理。
    2、立卷按永久、长期、短期分别组卷,编制案卷目录和案内目录,并复印出四至五份备查。
    3、整理案卷,使之厚度适宜,避免过窄或过宽;字迹难辨认的,应附有关部门签字确认的抄件;每一案卷要书写或打印标题。
    4、对所有基金会档案系统排列,确定保管期限,编制档案目录,次序排列和存放。
    5、每年对档案进行一次清理,清除不必要保存的材料,对破损和褪色的材料进行修补和复制。
    第四条、档案的保管
    防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全; 基金会设立专门档案室保存档案;做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀等工作。
    第五条、档案的销毁
    对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁登记册,该登记册永久保存;办理重要档案销毁手续,需经本会主要负责人书面批准,方能销毁;销毁时要有二人以上监销,并在登记册上签字。 基金会终止、解散时,档案应移交主管部门或当地档案局。基金会应采取有效管理措施,防止档案失密和泄密。
    第六条、档案的借阅
    1、凡需使用档案,均须填写文件调阅单,经业务分管领导和档案管理分管领导签批后方能调阅,涉及人事、财务以及有关青基会业务秘密、和安全的,必须由本会主要负责人签批后方可调阅。
    2、案卷一般仅供在档案室阅看。外借的须办理登记手续并经业务分管领导和档案管理分管领导签批后方能借阅。借阅期限不得超过一个星期,到期归还;如需再借,应办理续借手续。借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,管理员应及时报告主管领导。
    3、无主管关系的外单位原则上不得借阅档案,如实有借阅必要,应持有单位介绍信,经我会主要负责人亲自签批后方可借阅,且不得带离档案室。其抄摘内容也须我会主要负责人同意且审核后方能带出。
    4、党委和政府有关部门如纪检、监察、财政、审计、公安、检察等依法执行公务,需要查阅基金会档案,档案管理人员应予以配合、协助,事前向分管领导和主管领导报告。
    第七条、其他
    1、如果由于违反本规定,给我会业务管理、信息安全、档案管理等造成损失,将追究相关人员责任,情节严重者将移交司法机关处理。
    2、档案管理人员应积极采用电脑信息系统及纸质档案同时与管理,提高管理效率与安全。
    3、本办法解释与补充,由本会秘书长办公会负责。

 

国家信息产业部备案编号:赣B220050065号 版权所有:江西省青少年发展基金会

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